Processo passo a passo para NF-e
Esys NF-e 2
A emissão da Nota Fiscal Eletrônica consiste em alguns procedimentos que devem ser seguidos. Verifique o processo passo-a-passo, desde o lançamento da Nota, até a impressão do DANFE.
Alguns conceitos importantes para a compreensão do processo podem ser visualizados a seguir.
Lançamento de Notas
O lançamento de uma NF-e é semelhante a uma operação de uma nota fiscal no sistema Girassol, exceto por 3 detalhes:
| 1. | O número da nota não deverá ser informado pelo usuário, o sistema disponibiliza automaticamente a numeração da NF-e, quando solicitada a autorização de uso. |
| 2. | A movimentação do estoque será suspensa, somente após a autorização da SEFAZ é que o sistema realiza a movimentação do estoque. |
| 3. | Ao registrar a nota, o sistema realiza o envio dos dados para o serviço de comunicação, que por sua vez enviará um lote da NF-e para a SEFAZ. Nesse momento o sistema Girassol aguarda a aprovação ou rejeição da nota, esse processo poderá durar alguns minutos, por isso é necessário realizar a sincronização dos dados, para que o sistema Girassol atualize o status da NF-e. |
Sincronização de Dados
Ao registrar uma nota, o sistema realiza o envio dos dados para o serviço de comunicação, o processo de validação poderá durar alguns minutos, por esta razão o sistema Girassol não aguarda a finalização deste processo, liberando o usuário para realizar outras tarefas no sistema, caso a verificação ocorra com sucesso, o software irá salvar a nota automaticamente.
Procedimentos
| 1. | Para obter o resultado do processamento das notas enviadas, no menu Operações, acesse a tela Central de Operações. |
| 2. | Selecione o botão Sincronizar NF-e. |
O sistema irá realizar a sincronização dos dados.
| 3. | Ao finalizar a sincronização, os status das NF-e serão atualizados. |
Verificação de Status
Após realizar a sincronização dos dados, a página Central de Operações permite a consulta do status das notas fiscais eletrônicas emitidas. Os status apontam o andamento da nota fiscal.
Para entender cada status, verifique a tabela a seguir:
Status |
Descrição |
Solicitada |
A nota foi registrada na base de dados mas ainda não foi enviada para o serviço. |
Enviada |
A nota fiscal já foi enviada para o serviço de comunicação e será encaminhada para a Secretaria da Fazenda. |
Pendente |
A nota não passou na rotina básica de validação do serviço que detecta erros no cadastro. Exemplo: Endereço do destinatário sem CEP. As Notas pendentes poderão ser editadas, corrigidas e reenviadas. |
Rejeitada |
A nota fiscal enviada foi recebida pela Secretaria da Fazenda, porém foi rejeitada. A NF-e rejeitada não será armazenada na base de dados da Secretaria da Fazenda, as notas rejeitadas não podem ser editadas, o sistema automaticamente solicita sua inutilização. |
Inutilização Solicitada |
O sistema solicita a inutilização da numeração da nota e aguarda o processamento. |
Inutilizada |
A inutilização da nota fiscal foi recebida pela Secretaria da Fazenda, o número a nota não poderá mais ser utilizado. |
Denegada |
Notas retornadas da Secretaria da Fazenda, para situações de denegação. Comum em casos de pendências do contribuinte, o número a nota não poderá mais ser utilizado. |
Autorizada |
Nota fiscal autorizada pela Secretaria da Fazenda. A nota será efetivada pelo sistema Girassol, realizando movimentações no estoque e gerando lançamentos financeiros. |
Cancelamento Solicitado |
Cancelamento da nota solicitada pelo usuário. O sistema aguarda a autorização da Secretaria da Fazenda. Somente notas autorizadas podem ser canceladas. |
Cancelada |
A nota fiscal foi cancelada, conforme autorização da Secretaria da Fazenda. |
Verificação de Log
O sistema Girassol mantém um log com informações dos eventos que ocorreram com cada NF-e, nesta tela é possível visualizar o histórico da nota, desde o lançamento até a efetivação da operação.
Procedimentos
| 1. | Na tela Central de Operações, selecione uma nota. |
| 2. | Clique no botão Tarefas e selecione a opção Ver o log da NF-e. |
DANFE
O DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é uma representação simplificada da NF-e, que dispensa a impressão de notas. Após a aprovação da SEFAZ, a nota eletrônica é encaminhada à empresa destinatária por meio da internet. Entretanto, para acompanhar a mercadoria, faz-se necessário a emissão de um documento auxiliar que forneça as informações para eventuais conferências.
Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), em papel comum, em única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras bi-dimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais. É importante ressaltar que o DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, possuindo as seguintes funções:
| • | Conter a chave de acesso para consulta das informações da NF-e, que permite ao detentor confirmar a efetiva existência da NF-e por meio do site da Receita Federal ou da SEFAZ; |
| • | Acompanhar a mercadoria em trânsito; |
| • | Auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e; |
| • | Comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços. |
Procedimentos
| 1. | Na tela Central de Operações, selecione uma nota autorizada. |
| 2. | Clique no botão Tarefas e selecione a opção Imprimir DANFE. |
